1.4.1 Facturación
Este módulo permite facturar Ordenes de Venta Estándar, Maestras, de Reposición y No Producción. Hay dos tipos de Facturas, Estándar y con Confirmación de Recepción. La Factura con confirmación de recepción es aquella en la que se realiza el embarque y se debe esperar a que el cliente reciba el producto para emitir una confirmación de que lo ha recibido y este emite una referencia de recepción. Una vez recibida la confirmación del cliente se procede a Facturar y se incluye la referencia en la Factura.
El apartado de Facturación permite facturar las Ordenes de Venta de Producción. Únicamente las Ordenes de Venta que tienen una cantidad positiva en el balance pueden ser facturadas. Aquellas Ordenes de Venta que fueron facturadas y que como resultado su cantidad en el balance es “cero”, el estatus cambiará de “Abierta” a “Cerrada”.
Las nuevas facturas tienen por omisión el estatus “Abierta” y el estatus de los productos facturados cambia a “Reservado”. La Factura dispara la lista de recolección que aparecerá en el Área Personal del Operador del Almacén. Después de procesar la Lista de Recolección el siguiente paso es imprimirla, lo que significa que el embarque estará listo. El listado de Empaque dispara un cambio en el estatus de la factura de “Abierta” a “Embarcada”, los productos se disminuyen en el inventario y las transacciones contables definitivas relacionadas con esa factura se ejecutan.
A esta tipo de facturas se les conoce como facturas de “Producción” ya que son generadas a partir de las Ordenes de Venta de materiales como Productos o Partes.
Las facturas de Producción se crean al cargar la Orden de Venta Estándar o de Reposición que contiene los materiales de tipo Productos o Piezas.
Para crear una Factura de Producción de una Orden de Venta Estándar:
| 1. Dar clic en el menú Ventas :: Facturación : Crear. 2. Completar los datos de los filtros, siendo éstos el número de la Orden de Venta Estándar, la Orden de Compra del Cliente, un rango de fechas o seleccionar un cliente escribiendo las primeras letras de su nombre en el campo cliente, después dar clic en el botón “Buscar” y seleccionarlo de la lista. No es necesario llenarlos todos, sólo el que más facilite la búsqueda. El campo Reposición queda vacío. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará las ordenes que concuerden con la información de los filtros. 4. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta Estándar a facturar. La aplicación mostrará una página con algunos datos de la Orden de Venta mostrando el balance de la cantidad restante del producto. 5. Dar clic en la casilla de “Agregar” en aquellos artículos que serán facturados. 6. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará el formato de Factura. Además establecerá por omisión un número consecutivo o folio para el campo Factura pero éste puede ser modificado. En el caso de Ordenes de Venta en dolares la aplicacion mostrara debajo del numero de factura la casilla con el tipo de cambio con el que se capturo la Orden de Venta, este puede ser modificado. La cantidad a facturar puede ser total o parcial de cada artículo previamente seleccionado. 7. Dar clic en el botón “Grabar” para generar la factura con los datos establecidos. Se creará una lista de recolección en el Área Personal en la sección “Lista Recolección”. El estatus de los productos cambiará a “Reservado” y la Orden Venta Estándar se actualizará. Por otra parte si el balance de la cantidad por línea de artículo es cero, el estatus se cambiará a “Cerrado”. 8. Cuando se necesite seleccionar el lote exacto del cual se obtendrán los productos a facturar, se debe dar clic en el botón “Avanzado”. La aplicación mostrará una página para especificar el lote y la cantidad del producto a extraer, una vez completados los datos, dar clic en el botón “Siguiente”. 9. La aplicación generará una Lista de Recolección en el Area Personal del operador de Almacén indicando los productos y localidades de las que debe de recolectar los productos y prepararlos para su embarque. Una vez recolectados los productos, el Operador de Almacén deberá dar clic en el hipervínculo de Lista de Recolección con el número de factura que se creó y posteriormente en el botón “Confirmar”. La aplicación mostrará una pantalla para llenar los datos de la forma de la lista de embarque, después de llenarlos se creará dicha lista para su impresión y la lista de recolección de la cual se generó desaparecerá del Área Personal. |
|---|
Para crear una Factura de Producción de una Orden de Venta de Reposición:
| 1. Dar clic en el menú Ventas :: Facturación : Crear. 2. Completar los datos de los filtros, siendo éstos el número de la Orden de Venta Maestra, la Orden de Compra del Cliente, el número de la Orden de Reposición, el Cliente o un rango de fechas. No es necesario llenarlos todos, sólo los que faciliten la búsqueda. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará los datos que concuerden con la información de los filtros. Las Ordenes de Venta Maestra se desplegarán con la imagen del lado izquierdo de su número. Al hacer clic en la imagen se mostrarán las ordenes de reposición creadas. 4. Dar clic en el vínculo de la Orden de Venta de Reposición a facturar. La aplicación mostrará una página con los datos de la Orden de Reposición mostrando el balance de la cantidad restante del producto. 5. Dar clic en la casilla de “Agregar” en aquellos artículos que serán facturados. 6. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará el formato de Factura. Además establecerá un número consecutivo para el campo Factura pero éste puede ser modificado. La cantidad a facturar puede ser total o parcial de cada artículo previamente seleccionado. 7. Dar clic en el botón “Grabar” para generar la factura con los datos establecidos. Se creará una lista de recolección en el Área Personal en la sección “Lista Recolección”. El estatus de los productos cambiará a “Reservado” y la Orden Venta Reposición se actualizará. Por otra parte si el balance de la cantidad por línea de artículo es cero, el estatus se cambiará a “Cerrado”. 8. Cuando se necesite seleccionar el lote exacto del cual se obtendrán los productos a facturar, se debe dar clic en el botón “Avanzado”. La aplicación mostrará una página para especificar el lote y la cantidad del producto a extraer, una vez completados los datos, dar clic en el botón “Siguiente”. 9. La aplicación generará una Lista de Recolección en el Area Personal del operador de Almacén indicándole los productos y localidades de las que debe de recolectar los productos y prepararlos para su embarque Una vez recolectados los productos, el Operador de Almacén deberá dar clic en el hipervínculo de Lista de Recolección con el número de factura que se creó y posteriormente en el botón “Confirmar”. La aplicación mostrará una pantalla para llenar los datos de la forma de la lista de embarque, después de llenarlos se creará dicha lista para su impresión y la lista de recolección de la cual se generó desaparecerá del Área Personal. |
|---|
1.4.2 Métodos alternos de facturación
Dentro del apartado de ventas nos encontramos con una forma más para facturar las órdenes de venta fuera del menú de Facturación, para esto debemos ingresar al menú Ventas :: Reportes :: Ventas – Entregas Programadas. Dentro del reporte se brinda la opción de seleccionar los productos desplegados para después facturar la Orden de Venta a la que están relacionados.
| 1. Dar clic en el menú Ventas :: Reportes : Ventas - Entregas Programadas y de nuevo en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una página con diferentes filtros para mostrar el reporte. 2. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación desplegará una lista con todos los productos que concuerden con los datos de la búsqueda. 3. Para facturar una orden hay que dar clic en el hipervínculo sobre el producto perteneciente a la Orden de Venta a facturar. La aplicación mostrará la forma de la Factura, en donde se debe especificar el número de factura y la cantidad de dicho producto a facturar. 4. Dar clic en el botón “Grabar” para crear la nueva factura. Se creará una lista de recolección en el Área Personal en la sección “Lista Recolección”. El estatus de los productos cambiará a “Reservado” y la Orden Venta se actualizará. Por otra parte si el balance de la cantidad por línea de artículo es cero, el estatus se cambiará a “Cerrado”. 5. La aplicación generará una Lista de Recolección en el Area Personal del operador de Almacén indicándole los productos y localidades de las que debe de recolectar los productos y prepararlos para su embarque Una vez recolectados los productos, el Operador de Almacén deberá dar clic en el hipervínculo de Lista de Recolección con el número de factura que se creó y posteriormente en el botón “Confirmar”. La aplicación mostrará una pantalla para llenar los datos de la forma de la lista de embarque, después de llenarlos se creará dicha lista para su impresión y la lista de recolección de la cual se generó desaparecerá del Área Personal. |
|---|
1.4.3 Imprimir una factura
Para imprimir una factura hay que confirmar la lista de recolección en el Area Personal. Una vez confirnada esta desaparece del Área Personal y aparece como una nueva factura a imprimir. La impresión entonces se realiza de la siguiente manera:
| 1. Entrar al menú Ventas :: Facturación : Imprimir. Una lista con todas las Facturas disponibles para impresión se desplegará. 2. Dar clic en el hipervínculo de la Factura a imprimir dentro del listado. El formato de impresión se desplegará y brindará la opción de cancelarla o imprimirla en Inglés o en Español. 3. Elegir cualquier opción. La aplicación mostrará una ventana con el archivo de la factura con extensión .pdf disponible para descargarlo al disco duro de la máquina. |
|---|
1.4.4 Cancelación de factura
Para cancelar una factura:
| 1. Entrar al menú Ventas :: Facturación : Cancelar. 2. Completar los datos de los filtros para buscar la factura a cancelar y dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista de facturas que concuerden con la búsqueda por filtros. 3. Dar clic en el hipervínculo de la Factura a cancelar. Una página con los datos de la factura se desplegará y se brindará la opción de cancelarla. 4. Dar clic en el botón “Cancelar Factura” y ésta desaparecerá de la lista de cancelación y cambiará el estatus de la factura a “Cancelada”. |
|---|
Excepciones: