2.3 Solicitud de Pago

Una solicitud de pago es un documento interno a través del cual se solicita el pago de un gasto, por ejemplo el pago de servicios, gasolina, compras con caja chica, etc. Las solicitudes de pago deben ser autorizadas antes de ser pagadas.


2.3.1 Crear Solicitud de Pago

1. Dar clic en el Menú Compras :: Solicitud de pago : Crear. 2. Seleccionar el proveedor. Escribir las primeras letras del proveedor y dar clic en e botón “buscar”. Seleccionar el proveedor. La fecha actual y la moneda aparecerán por omisión, sin embargo pueden modificarse. Dar clic en el botón siguiente. 3. Crear una Solicitud de Pago. La aplicación mostrará el formato de la Solicitud de Pago. Registrar el número de factura, la descripción del producto, cantidad, el precio, el IVA, así como la unidad y la fecha límite de pago. Dar clic en el botón “Agregar Item”. Nota: La cantidad puede incluir hasta 4 decimales, en el caso de que se escriba una cantidad con mas de 4 decimales la aplicacion redondeara la cantidad. 4. Seleccionar los campos “Términos de pago”, “Requerida por” y “Proyecto” . El concepto esta ligado a una cuenta contable, elegir la cuenta correspondiente. 5. Dar clic en el botón “Grabar”.

2.3.2 Autorizar una solicitud de Pago

Una vez realizada la Solicitud de Pago ésta debe pasar por el proceso de autorización antes de procesar el pago correspondiente.

Para autorizar una Solicitud de Pago:

1. Dar clic en el Menú Compras :: Solicitud de pago : Autorizar. 2. Seleccionar el proveedor. Escribir las primeras letras del proveedor y dar clic en e botón “buscar”. Seleccionar el proveedor. El rango de fechas reduce la búsqueda. La aplicación desplegará una lista con las Solicitudes de Pago pendientes de autorizar correspondientes al proveedor seleccionado. 3. Para autorizar una Solicitud de Pago en su totalidad: Seleccionar la casilla gris que corresponda a la Solicitud de Pago que se desea autorizar. Dar clic en el botón “Autorizar”. 4. En los casos en que se desea autorizar solamente una parcialidad de una Solicitud de Pago; Dar clic al numero de Solicitud de Pago que aparece en azul del lado izquierdo de la pantalla. La aplicacion mostrara los detalles de la solicitud y al lado derecho de cada producto mostrara una casilla. Habilitar la casilla de los productos que se desea autorizar. En los casos de Solicitudes de Pago en dolares la aplicacion mostrara un campo con el ultimo tipo de cambio registrado en RedBahn, este puede ser modificado al deseado. Dar clic en el boton "Siguiente". Escribir en el recuadro la cantidad de productos por autorizar, revisar que la informacion sea correcta y dar clic en "Grabar".

Nota: Cuando una factura de proveedor tiene varios items con Retención y además tiene IVA's combinados deberá hacerse una solicitud de pago por cada item con IVA diferente.


2.3.3 Edición de Solicitudes de Pago


Editar una Solicitud de Pago nos permite hacer modificaciones a la misma, aún cuando ésta ha sido autorizada.

Para editar una Solicitud de Pago:

Nota: Las solicitudes de pago en su forma de edición muestran en la parte inferior izquierda el botón "Ver Historia". Al dar clic en el botón la aplicación muestra el nombre del usuario y fecha en que realizó la solicitud, asi como el usuario y fecha de autorización de la solcitud.

2.3.4 Cancelar una Solicitud de Pago

Existen varias circunstancias bajo las cuales una Solicitud de Pago puede ser cancelada:

1. Cuando una Solicitud de Pago no ha sido autorizada:

a) Dar clic en el menú Compras :: Solicitud de Pago : Cancelar. b) Seleccionar el criterio de búsqueda. Escribir las primeras letras del proveedor y dar clic en el botón "Buscar". Seleccionar el proveedor. En caso de no seleccionar ningún proveedor la aplicación considerará las solicitudes de pago de todos los proveedores. Aparece por omisión el mes actual, si embargo las fechas pueden ser modificadas a las deseadas. Dar clic en el botón "Siguiente". c) La aplicación desplegará un listado con las solicitudes de pago correspondientes al criterio de búsqueda. Dar clic en el hipervínculo correspondiente a la Solicitud de Pago que se desea cancelar. La aplicación desplegará la Solicitud de Pago. Dar clic en el botón "Borrar". La aplicación eliminará del sistema la Solicitud de Pago.

2. Cuando una Solicitud de Pago ya ha sido autorizada:

a) Dar clic en el menú Compras :: Solicitud de Pago : Cancelar. b) Seleccionar el criterio de búsqueda. Escribir las primeras letras del proveedor y dar clic en el botón "Buscar". Seleccionar el proveedor. En caso de no seleccionar ningún proveedor la aplicación considerará las solicitudes de pago de todos los proveedores. Aparece por omisión el mes actual, si embargo las fechas pueden ser modificadas a las deseadas. Dar clic en el botón "Siguiente". c) La aplicación desplegará un listado con las solicitudes de pago correspondientes al criterio de búsqueda. Dar clic en el hipervínculo correspondiente a la Solicitud de Pago que se desea cancelar. La aplicación desplegará la Solicitud de Pago. Dar clic en el botón "Cancelar". RedBahn cerrará la Solicitud de Pago y mostrará los datos generales de la Solicitud de Pago. Dar clic en el botón "Confirmar". La aplicación generará una póliza de diario que cancelará la póliza generada al momento de autorizar la Solicitud de Pago y mostrará el estatus de la Solicitud de Pago como abierta. Dar clic en el hipervínculo de la Solicitud de Pago. La aplicación mostrará nuevamente la Solicitud de Pago. Dar clic en el botón "Borrar". RedBahn eliminará del sistema la Solicitud de Pago.

3. Cuando una Solicitud de Pago ha sido pagada:




2.3.5 Asignar diferentes cuentas de gastos a una Solicitud de Pago


Las facturas de proveedor que tengan dos o más items que se deban clasificar en cuentas de gastos diferentes, existen dos opciones para asignarlas:

a) Elaborar una solicitud de pago para cada una de las cuentas de gastos, indicando el número de factura más un prefijo, por ejemplo Factura No. 001-A para la primer solicitud de pago, Factura No. 001-B para la siguiente solicitud de pago, y asi sucesivamente.

b) Elaborar una sola solicitud de pago para todos los items y asignarlo a una de las cuentas de gastos involucradas, al editar la Solicitud de Pago podrá reclasificarse cada item a cuentas diferentes. Antes de autorizar la solicitud de pago seguir el siguiente procedimiento:

1. Ir al Menú ::: Compras :: Solicitud de Pago : Editar. 2. Seleccionar los criterios de búsqueda: Elegir el proveedor, y seleccionar un rango de fechas, o escribir el número de Solicitud de Pago. Dar clic en el botón "Siguiente". 3. Dar clic en el número de la Solicitud de Pago. 4. La aplicación mostrará la Solicitud de Pago en su forma de edición, al lado de cada producto aparecerá un botón de edición. 5. Dar clic al botón del producto que no corresponde a la cuenta de gastos de la Solicitud de Pago. 6. Seleccionar la cuenta de gastos correspondiente y dar clic en el botón "Grabar". Todos los items son editables y cada uno puede ser asignado a una cuenta diferente.

2.3.6 Reporte de Solicitudes de Pago

Para ver el reporte de Solicitudes de Pago
:

1. Ir al menú Compras :: Reportes : Solicitudes de Pago. Dar clic al botón "Siguiente". 2. El reporte cuenta con diferentes filtros para reducir la búsqueda. Si no se seleccionan los filtros la aplicación mostrará por omisión todas las solicitudes de pago del mes actual. Dar clic al botón "Siguiente". 3. La aplicación mostrará el detalle de las solicitudes de pago que concuerden con el criterio de búsqueda. Los campos que muestra el reporte son: a) Número de Solicitud de pago. b) Proveedor c) Fecha d) Moneda e) Estatus de la solicitud f) Item g) Descripción h) Fecha límite de pago i) Numero de cuenta j) IVA k) Cantidad l) Unidad m) Precio Unitario n) Precio extendido