¿Que es una excepción de una orden de compra?
Una excepción de orden de compra se genera cuando en la recepción de mercancía de una orden de compra las cantidades recibidas son diferentes a las cantidades negociadas.
¿Como se detecta que hay una excepción de orden de compra?
En el área personal en la sección de Compras se podrán observar las excepciones generadas por la recepcion de ordenes de compra.
¿Cual es el objetivo de lanzar una excepción?
Avisar al "encargado de compras" que se ha recibido mercancía en el almacén con diferencia en cantidades con respecto a la orden de compra. Al seleccionar la excepción, RedBahn desplegará una pantalla con la mercancía recibida y el importe por pagar al proveedor. Esta información le permitirá al "encargado de compras":
Verificar el adeudo registrado en los auxiliares del proveedor
Verificar la cantidad recibida vs. la cantidad ordenada
Cerrar una orden de compra en corto o en largo
Si las cantidades recibidas difieren de las cantidades ordenadas el adeudo con el proveedor se altera y el encargado de compras debe supervisar la información y establecer si el proceso de recepción es correcto o no, el "encargado de compras" determina si una recepción es parcial o si la orden de compra se cierra con la recepción en corto o en largo. Al cerrar una orden de compra en corto o en largo se tiene además la posibilidad de prorratear el costo negociado (registrado en la orden de compra) entre los productos realmente recibidos para ajustar el costo al importe de la factura.
Al seleccionar la excepción, RedBahn despliega la mercancía recibida con la cantidad y el costo unitario. Al final de cada línea se incorpora un icono para representar el status.
El ícono verde indica que la mercancía se recibió como se ordenó.
El ícono azul con un signo positivo indica que se recibió más mercancía de la que se ordenó
El ícono azul con un signo negativo indica que se recibió menos mercancía de la que se ordenó.
¿Como se cierra una excepción?
En caso de existir diferencias en las cantidades recibidas se debe dar clic al icono azul para determinar si se cierra la orden con la recepción en corto o en largo y si el costo negociado se prorratea entre la mercancía recibida. Una vez seleccionada la opción para cada línea, el icono pasa del color azul al verde indicando que se ha tomado una decisión para la recepción de la mercancía. El objetivo general de la excepción es que el importe total calculado coincida con el importe de la factura y que las cantidades ordenadas en la orden de compra se ajusten cuando se realizan cierres en corto o en largo, entonces se procede a cerrar la excepción.
¿Como se recibe un parcial y como se cierra en corto?
Cuando la cantidad de mercancía recibida es menor a la cantidad ordenada existen tres opciones:
1. La recepción es parcial y se cierra la excepción como esta, siempre y cuando coincidan los importes de la recepción con la factura.
2. Se cierra en corto. El costo de la mercancía es correcto y no se contempla recibir el resto de la mercancía. El importe de la factura corresponde con el importe de la recepción. Se modifica la orden de compra en la cantidad ordenada para igualarla con la cantidad recibida y se registra el cambio en el histórico al escoger la opción cerrar en corto.
3. Se cierra en corto pero se absorbe el costo negociado con el proveedor para la cantidad ordenada prorrateandolo con la cantidad recibida. Ejemplo: Se ordenaron 100 piezas del producto x a $ 1.00 USD cada una, el total por el producto x es de $ 100.00 USD, al recibir la mercancía se cuentan solo 95 piezas pero la factura del proveedor viene por 100, el proveedor no tiene mas producto y ofrece aplicar un descuento en una compra futura. Por lo tanto el adeudo con el proveedor sigue siendo por $ 100.00 USD y se debe prorratear este importe entre las 95 piezas recibidas, así que el costo unitario final de cada pieza es de $ 1.052631 USD. Al escoger la opción cerrar en corto los cambios en la aplicación son:
Se modifica la orden de compra en la cantidad ordenada para igualarla con la cantidad recibida, se prorratea el costo unitario de las piezas y se registran los cambios en el histórico.
Se prorratean los costos del inventario, si la mercancía salió del almacén se afectará el costo de venta.
Se modifica el adeudo con el proveedor
Se genera una póliza automática para reflejar el ajuste en contabilidad.
¿Como se cierra en largo?
Cuando la cantidad de mercancía recibida es mayor a la cantidad ordenada existen dos opciones
1. Se cierra en largo. El costo unitario de la mercancía es el negociado y el excedente no rebasa el límite permitido en las preferencias del sistema, además, el importe de la factura corresponde con el importe de la recepción. Al escoger la opción cerrar en largo la aplicación modifica la orden de compra en la cantidad ordenada para igualarla con la cantidad recibida y se registra el cambio en el histórico.
2. Se cierra en largo al costo negociado con el proveedor para la cantidad ordenada prorrateandolo con la cantidad recibida. Ejemplo: Se ordenaron 100 piezas del producto x a $ 1.00 USD cada una, el total por el producto x es de $ 100.00 USD, al recibir la mercancía se cuentan 110 piezas pero la factura del proveedor viene por 100, el proveedor envió producto sobrante de cortesía y el excedente no rebasa el límite permitido en las preferencias del sistema. Por lo tanto el adeudo con el proveedor siguen siendo los $ 100.00 USD y se debe prorratear este importe entre las 110 piezas recibidas, así que el costo unitario final de las piezas es de $ 0.909090 USD. Al escoger la opción cerrar en largo los cambios en la aplicación son:
Se modifica la orden de compra en la cantidad ordenada para igualarla con la cantidad recibida, se prorratea el costo unitario de las piezas y se registran los cambios en el histórico.
Se prorratean los costos del inventario, si la mercancía salió del almacén se afectará el costo de venta.
Se modifica el adeudo con el proveedor
Se genera una póliza automática para reflejar el ajuste en contabilidad.
¿Como se ingresa un excedente que rebasa el límite permitido en las preferencias del sistema?
Lo mas indicado es manejar una política en el almacén para que la mercancía excedente se ingrese al almacén mediante una transacción de retorno a costo cero. Con esto se evitan correcciones a las ordenes de compra y ajustes en los importes contables.
¿Puedo modificar manualmente las cantidades recibidas y los costos unitarios?
No, este componente solo corrige automáticamente los costos unitarios de los productos
¿Como se puede saber que actualizaciones se hicieron a la orden de compra?
Editando la orden de compra en la opción de menú Compras :: Acciones : Editar se selecciona la orden de compra y se da clic en el botón de ver história