2.1 Ordenes de Compra

2.1.1 Creación de Ordenes de Compra

Para elaborar una Orden de Compra Estándar el primer paso es elaborar la Orden, después confirmarla y una vez que se recibe el producto la Orden de Compra deberá ser recibida.

Para elaborar una Orden de Compra:

1. Dar clic en el menú Compras :: Acciones : Crear. 2. Seleccionar el Proveedor. Escribir las primeras letras del proveedor en el campo “Proveedor” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los proveedores que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el proveedor de la lista. 3. Seleccionar la fecha de creación. La Fecha del día en curso aparece por omisión en el campo Fecha (dd/mm/aa), ésta puede ser editada según la fecha deseada. 4. Seleccionar la moneda. Si el proveedor ha sido seleccionado, la moneda es automáticamente seleccionada y puede cambiarse a la deseada. 5. Llenar la Orden de Compra. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará el formato de la Orden de Compra. 6. Verificar los datos del proveedor, así como la compañía y las direcciones para “Enviar a” y “Facturar a” “Enviar a” es el domicilio y datos en los que los productos serán entregados a la compañía. Facturar a” es el domicilio y datos en los que la mercancía deberá ser facturada.) 7. Seleccionar Productos. Escribir las primeras letras del producto en el campo “Buscar producto” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los productos que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el producto de la lista. 8. Escribir la cantidad requerida del producto y dar clic en el botón “Agregar Item”. 9. Seleccionar los Términos de Pago, el Modo de Envío y los Incoterms de los listados, se mostrarán los valores por omisión de cada uno. El botón “Crear Orden” será visible cuando se agregue un ítem a la Orden de Compra. 10. Dar clic en el botón “Crear Orden”.

2.1.2 Confirmación


Una vez realizada la Orden de Compra Estándar es necesario confirmarla para convertirla en orden firme, indicando que ambas partes están de acuerdo en cantidades de productos, fechas de embarque, precios, términos y condiciones.

La Orden de Compra requiere ser confirmada y recibida antes de ser pagada.

Para confirmar una Orden de Compra:

1. Dar clic en el menú Compras :: Acciones : Confirmar. 2. Seleccionar el Proveedor. Escribir las primeras letras del proveedor en el campo “Proveedor” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los proveedores que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el proveedor de la lista. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. 4. Se desplegará una lista de Ordenes de Compra pendientes de confirmar, así como el status de éstas. 5. Seleccionar la Orden de Compra que desea confirmar. 6. Se abrirá la Orden de Compra, revisar las cantidades, precios, fechas de entrega, etc. y posteriormente dar clic en el botón “Confirmar” que aparecerá en la parte inferior derecha de la Orden de Compra.

2.1.3 Recepción

Una vez recibida de conformidad la mercancía o productos es necesario recibir la Orden de Compra para poder proceder con el pago al proveedor.

Para recibir una Orden de Compra:

1. Dar clic en el menú compras :: Acciones : Recibir. 2. Seleccionar el proveedor. Escriba las primeras letras del nombre del proveedor y dar clic en el botón “siguiente”. La aplicación desplegará una lista con las órdenes de compra pendientes de recibir asignadas a ese proveedor. 3. Seleccionar la Orden de Compra. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Compra. 4. La aplicación mostrará un formato de Recepción de Orden de Compra. El campo de comentarios es opcional, registrar el número de lote. Seleccionar la casilla “Agregar” y dar clic en el botón “siguiente”. 5. Recibir la Orden de Compra. La aplicación mostrará una segunda pantalla de recepción de Orden de Compra. Registre el número de factura comercial, lista de empaque, cantidad recibida, número de serie o lote del proveedor. En el caso de las compras nacionales en dolares la aplicacion mostrara un campo con el ultimo tipo de cambio registrado en RedBahn, este puede ser modificado al deseado. Dar clic en “Grabar”.

Nota: En el caso de compras de importación la aplicación solicitará la información del pedimento. Para asignar un pedimento darlo de alta en Compras ::: Pedimentos :: Nuevo. Dar de alta la información del pedimento y asignarlo a la Orden de Compra que le corresponda. Al momento de recibir la orden de compra seleccionar el pedimento.


2.1.4 Edición de Ordenes de Compra


La Edición de Ordenes de Compra nos permite modificar la cantidad, precio o fechas de embarque de las ordenes ya confirmadas. Una Orden de Compra recién creada no puede ser editada, simplemente no aparecerá en el menú de edición hasta que ésta sea confirmada.

Para editar una Orden de Compra:

1. Dar clic en el menú Compras :: Acciones : Editar. 2. La aplicación mostrará una lista de las Ordenes de Compra que concuerden con los resultados de la búsqueda por filtros. 3. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Compra deseada dentro del listado. La aplicación mostrará los datos de la orden, permitiendo modificarlos. 4. Realizar los cambios requeridos en la orden y dar clic en el botón "Grabar".

Una vez recibida la Orden de Compra puede ser editada la cantidad de producto solicitado. Es necesario confirmar la Orden de Compra una vez más y posteriormente se recibirá el saldo pendiente.


2.1.5 Cancelación de Ordenes de Compra


Es posible cancelar Ordenes de Compra confirmadas pero no cuando ya han sido recibidas.

Para cancelar una Orden de Compra:


La siguiente es otra forma de cancelar una Orden de Compra, a diferencia de la anterior ésta puede ser editada y habilitada de nuevo.

1. Ir al Menú Compras :: Acciones : Editar. 2. La aplicación mostrará una lista con las Ordenes de Compra que se pueden editar. Seleccionar la Orden de Compra a cancelar. 3. El status de la Orden de Compra cambiará a "Cancelado" al dar clic a cada icono de cancelación de todos los productos.

Para realizar una orden de compra en moneda extranjera, por ejemplo en Euros, por primera vez, deberan cumplirse con los siguientes puntos:

1. Dar de alta la nueva moneda
2. Agregar una cuenta contable para el banco en Euros, en caso de no estar dada de alta
3. Dar de alta el Banco correspondiente a la nueva moneda, en caso de estar dada de alta
4. Crear las Preferencias Contables para la nueva moneda, en caso de no estar dada de alta.
5. El tipo de cambio debe de estar definido.

Seguir el proceso definido 2.1.1 Creación de Ordenes de Compra seleccionando la moneda en Euros.

RedBahn mantendrá en Euros el adeudo y en Pesos el asiento contable.

El resto de las transacciones como confirmación y recepción en almacen siguen el proceso normal de las Ordenes de Compra.

2.1.7 Impresion de Ordenes de Compra

1. La impresión de la Orden de Compra se realiza de manera automática al confirmarla 2. Manualmente se puede imprimir al seleccionar la opción del menú: Compras :: Acciones : Editar Nota: En la impresión de la orden de compra, la aplicación buscará si el material a comprar cuenta con un número de parte del proveedor y si es el caso lo sustituirá por el número de parte ingresado en el catálogo.