1.9 Pagos de clientes

1.9.1 Pagos

Este apartado se utiliza para registrar e imprimir documentos que contienen información de los pagos realizados por los clientes. A través de este menú se asignan los diferentes modos de pago de los clientes (Cheque, Efectivo y Transferencia Bancaria) a una referencia y un número de recibo de cobro, con el cual se generan reportes para organizar el dinero que se ha recibido de cada cliente. Es importante que en los casos de facturas en moneda extranjera antes de aplicar el pago se registre el tipo de cambio correspondiente en el menu Control :: Catalogos : Tipos de cambio.

Para registrar un pago de cliente:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Pagos : Pagos. 2. Seleccionar el cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el cliente de la lista, así como la moneda, el tipo de pago y el banco. El campo de fecha, la referencia y el número de recibo de cobro se deben llenar manualmente. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista con todas las Referencias a los cargos que tiene el cliente. 4. Dar clic en el hipervínculo sobre la Referencia a pagar. La aplicación mostrará en la columna “Monto Pagado” el total a pagar de la factura, sin embargo la cantidad puede ser modificada, lo que permite realizar pagos parciales o totales. En el caso de pagos en dolares la aplicacion mostrara un campo con el ultimo tipo de cambio registrado en RedBahn, este puede ser modificado. Nota: Cuando se le da clic al hypervinculo la pantalla se recarga al mostrar el importe a pagar, si se desea que la pantalla no se recarge cada que se ingresa un monto a pagar para agilizar la captura, se debe capturar manualmente los importes y no combinar con el uso del hypervinculo. 5. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una página con los datos previos del pago antes de ser confirmado. 6. Dar clic en el botón “Confirmar”. La aplicación cambiará el nombre del botón por “Imprimir”, por medio del cual la aplicación mostrará una ventana con el archivo del Pago con extensión .pdf disponible para descargarlo al disco duro.

Nota:

En los casos de facturas en dólares que son pagadas en pesos, se deberá actualizar el tipo de cambio (en Control :: Catálogos : Tipos de Cambio) con el tipo de cambio con el que fue pagada la factura, por ejemplo:

• Factura A por 1000 USD
• Pago por 1358 pesos
• Actualizar el tipo de cambio a 13.58

1.9.2 Cancelar

Para cancelar un Pago:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Pagos : Cancelar. 2. Seleccionar el cliente al que se va a cancelar el pago e Ingresar un rango de fechas para filtrar los pagos del cliente seleccionado. 3. Cuando se utiliza recibo en la cobranza (definido en las preferencias del sistema) se agregará a los filtros el campo “Recibo de Cobro”, al ingresar un número de recibo, este dato sustituirá al resto de los filtros ingresados, por tanto, se puede accesar directamente al pago del cliente ingresando el número de recibo. 4. Al dar clic en el botón “Siguiente” la aplicación mostrará una lista de pagos del cliente seleccionado en el rango de fechas ingresado, o directamente el pago del cliente cuando se ingresó el número de recibo. 5. Para seleccionar el pago a cancelar, se deberá dar clic en el hipervínculo sobre la Referencia de Cobro a cancelar. La aplicación mostrará los datos del pago y el campo “Fecha de Cancelación” para establecer la fecha en la que se cancela el pago y se genera la póliza contable. 6. Para realizar la cancelación se debe dar clic al botón "Cancelar Pago". 7. Si se desea cancelar el pago, pero afectando los registros de pagos no identificados, se debe dar clic al botón "Avanzado"

1.9.3 Pagos No Identificados

Los pagos no identificados son todos aquellos pagos que se realizan hacia la empresa pero sin conocer su origen, es decir no se sabe quién, o qué deuda es la que esta liquidando. Debido a esto se deben de registrar aparte de los pagos comunes y una vez que se identifique el origen de los mismos se deben de aplicar a los clientes correspondientes.

Para registrar un Pago No Identificado:

1.9.4 Aplicar Pagos NI

La opción de Aplicar Pagos NI nos permite relacionar los Pagos NI con un cliente ya identificado, es decir, nos permite registrar como Pago Estándar un Pago NI a través de aplicárselo a un cliente existente.

Para Aplicar un Pago NI:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Pagos : Aplicar Pagos NI. 2. Seleccionar el banco donde se realizó el depósito del pago no identificado a aplicar, ingresar un rango de fechas que abarque la fecha en que se realizó el depósito y dar clic en el botón "Siguiente". 3. La aplicación mostrará una lista de los pagos no identificados correspondientes al criterio de búsqueda seleccionado en los filtros. En caso de que la aplicación no localice pagos con el criterio de búsqueda seleccionado lanzará el siguiente mensaje: “No se encontraron pagos con los criterios seleccionados” 4. Dar clic en el hipervínculo del pago no identificado que se desea aplicar. La aplicación mostrará una nueva página con diversos filtros. Seleccionar el cliente a quién se le aplicará el pago, ingresar la fecha en la que se realizará la aplicación del pago, el recibo y la referencia de cobro. En el caso de pagos en dolares la aplicacion mostrara un campo con el ultimo tipo de cambio registrado en RedBahn, este puede ser modificado al deseado. Dar clic en el botón "Siguiente". Notas: "La fecha de aplicación ingresada será la fecha en la que quedará registrada la póliza contable y debe pertenecer al periodo contable actual a menos que este habilitada la función que permite aplicar pagos en un periodo anterior." "La fecha del pago del cliente quedará registrada con la fecha en la que se realizó el depósito no identificado." "El dato del recibo de cobro solo aparecerá si en las preferencias del sistema esta habilitado el recibo de cobro." "El campo de referencia de cobro es el único campo no obligatorio." 5. La aplicación mostrará las facturas pendientes de pago del cliente seleccionado a las cuales se les podrá aplicar el pago no identificado. Ingresar los importes a pagar a las facturas correspondientes. La suma de los importes a pagar no debe ser mayor al importe del pago no identificado. Al dar clic en el hipervínculo de cada factura el sistema registra el importe del saldo de la factura en el importe a pagar. Una vez que se ingresaron los importes a pagar dar clic en el botón "Siguiente". 6. La aplicación mostrará la información de los pagos por aplicar, revisar la información y confirmar dando clic al botón "Grabar". 7. Si el importe a pagar fue menor del importe del depósito no identificado la aplicación registrará como identificado el importe aplicado y dejará el importe pendiente como un pago no identificado para aplicarlo posteriormente.

1.9.5 Cancelar Pagos NI

Para Cancelar un Pago NI:

1.9.6 Aplicar saldo a favor

Para aplicar un saldo a favor es recomendable revisar antes y despues del movimiento el estado de cuenta del cliente en el menu Ventas :: Reportes : Estado de Cuenta.

1. Para aplicar un saldo a favor de un cliente ir al menu Ventas :: Pagos : Aplicar saldo a favor. 2. Escribir las primeras letras del cliente y dar clic en "Buscar". Seleccionar al cliente de la lista y seleccionar la factura que tiene el saldo a favor. Dar clic en el botón "Siguiente". 3. La aplicación mostrará en pantalla los detalles de la factura que tiene el saldo a favor y el pago aplicado. Dar clic en el link correspondiente al recibo de cobro. 5. La aplicación mostrará en la pantalla el total de facturas pendientes de pago. Dar clic en el link correspondiente a la factura que desea sea aplicado el saldo a favor. 6. RedBahn mostrará el importe del pago, asi como el saldo deudor de la factura a la que se desea aplicar el saldo a favor. 7. Escribir la cantidad del saldo a favor que desea aplicar. 8. Dar clic en el botón "Grabar".

1.9.7 Ajuste de saldos en clientes

Para los casos en que los clientes pagan las facturas con diferencia de centavos, ya sea de mas o de menos RedBahn cuenta con la herramienta "Ajuste de saldos en clientes", de esta manera se ajustan los saldos a 0.

1. Ir al menú Ventas:::Pagos::Ajuste de saldos. 2. Escribir las primeras letras del cliente y dar clic en el botón "Buscar". 3. Seleccionar el cliente de la lista. 4. Seleccionar la moneda. 5. Escribir el importe máximo de ajuste, por ejemplo, 0.50 indica que solo se ajustarán a cero las cantidades menores a 50 centavos en todas las facturas del cliente o clientes seleccionados. 6. Seleccionar la cuenta contable que se afectará con el ajuste, consultarlo con el contador. Por ejemplo, las posibles cuentas son: Clientes MN, Clientes USD, etc. 7. Dar clic en el botón "Siguiente". 8. La aplicación mostrará el nombre del cliente, la moneda y los detalles del ajuste 9. Dar clic en el botón "Ajustar". 10. La aplicación generará una póliza contable de ajuste con cargo a la cuenta contable asignada.

1.9.8 Re-Asignar pagos

Esta opción permite seleccionar un pago realizado a determinado cliente y aplicarlo a otro. El proceso es muy delicado y solo debe realizarce en situaciones especiales y bajo la supervisión del área contable.

Notas:

- "Los pagos a trasladar no podrán ser de tipo: nota de crédito, ajuste de saldos o anticipo."
- "La moneda del nuevo cargo debe corresponder con la moneda del cargo original".

- "El factor de I.V.A. del nuevo cargo debe corresponder con el factor de I.V.A. del cargo original."

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