1.1 Ordenes de Venta

1.1.1 Creación de Ordenes de Venta

Las Ordenes de Venta son documentos internos electrónicos que corresponden a una Orden de Compra del Cliente. Existen tres tipos de Ordenes de Venta: Estándar, Maestra y de Reposición, éstas son creadas con el estatus "Abierta".

• Orden de Venta Estándar es aquella generada de una Orden de Compra del cliente en el que están definidas las fechas de embarque para todos los productos.

• Orden de Venta Maestra tienen las siguientes caracteristicas:

• Las Ordenes Maestras no se facturan directamente, sino que se realizan embarques parciales a través de Ordenes de Reposición para después facturar estas reposiciones. Además las ordenes parciales heredan las condiciones y precios de las ordenes de venta maestras.
• La orden de venta maestra se utiliza para registrar una venta al cliente facturable en parcialidades y generalmente en diversos periodos de tiempo, cuyo precio de venta en cada factura es el negociado en la OV maestra.
• La orden de venta maestra implica que el cliente adquiere el compromiso de comprar el volumen de productos requerido por el proveedor para acceder a un mejor precio. (el cliente puede emitir una orden de compra o bien una carta de intencion o compromiso).
• En la orden de venta maestra se captura el volumen total comprometido y el precio acordado por el producto. Los reportes del sistema permiten dar seguimiento al nivel de venta actual vs el comprometido. El cliente va emitiendo ordenes de compra periodicas con las cantidades a surtir haciendo referencia a la orden maestra. El proveedor factura los embarques relacionados con las ordenes de compra, la orden de venta maestra se cierra cuando la suma total de los productos alcanza el volumen comprometido.
  
• El número de orden de compra del cliente se mantiene en cada una de las reposiciones.

• Orden de Venta Reposición es aquella que contiene de manera parcial o total los productos que conforman una Orden de Venta Maestra, las Ordenes de Reposición son el medio por el cual el proveedor factura una Orden de Venta Maestra.

Para crear una Orden de Venta Maestra:

Tamaño del Lote: Las Ordenes de Venta necesitan ser colocadas en múltiplos del tamaño del lote. Si la cantidad de Ordenes de Venta no es un múltiplo del tamaño del lote, no podrá ser creada.

Para crear una Orden de Reposición, la Orden de Venta Maestra debe estar confirmada (ver 1.1.2) y seguir los siguientes pasos:

1.1.2 Confirmación de Ordenes de Venta

La Confirmación de la Orden de Venta es la acción de convertir una Orden de Venta en orden firme, indicando que ambas partes están de acuerdo en cantidades de productos, fechas de embarque, precios, términos y condiciones.

La Orden de Venta requiere ser confirmada antes de ser planeada y facturada. Después de la creación de la Orden de Venta, aparecerá un hipervínculo en el Área Personal de los roles que tienen acceso al módulo de Administración de Ordenes.

Para confirmar la Orden de Venta se debe dar clic en el hipervínculo, la aplicación mostrará una página con los datos de la orden a confirmar y un botón en la parte inferior derecha para confirmar la orden. Después de presionar el botón “Confirmar” en la forma de la aplicación, la confirmación será registrada en la sección de Control de Revisiones. A su vez la Orden de Venta desaparecerá del Área Personal.

Otra manera de confirmar una orden de venta:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Acciones : Confirmar 2. Seleccionar el Cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el cliente de la lista. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. Se desplegará una lista de Ordenes de Venta pendientes de confirmar. 4. Seleccionar la Orden de Venta a confirmar. Se desplegará la Orden de Venta. Revisar las cantidades, precios, fechas de entrega, etc. y posteriormente dar clic en el botón “Confirmar” que aparecerá en la parte inferior derecha de la Orden de venta.

1.1.3 Edición de Ordenes de Venta.

La Edición de Ordenes de Venta permite modificar la cantidad, precio o fechas de embarque de las ordenes ya confirmadas.

Cuando se realizan cambios en una orden y se graban, la aplicación cambia el estatus de esa orden tomándola como una orden por confirmar y se desaparecerá del menú de Edición para desplegarse en el menú de Confirmación. Los cambios por cada edición que se realice sobre la orden quedarán registrados en el Control de Revisiones (Dar clic en el botón ¨Ver Historia¨).

Una Orden de Venta recién creada puede ser editada.

Para editar una Orden de Venta Estándar:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Acciones : Editar. 2. Seleccionar el Cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el cliente de la lista. Se presentan otros campos de filtro para hacer más precisa la búsqueda. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista de las Ordenes de Venta que concuerden con los resultados de la búsqueda por filtros. 4. Dar clic en el hipervínculo azul de la Orden de Venta deseada dentro del listado. La aplicación mostrará la Orden de Venta en su forma de edición. Al lado derecho de cada producto aparece un círculo indicando el estatus. Al dar clic en el botón "Eliminar" cambia el estatus del producto y aparece del lado derecho el botón de edición, con el cual se podrá volver a habilitar el producto. Los campos editables son: Cantidad ordenada, Precio y Fecha de envío. Cuando se cancelan todos los productos de una Orden de Venta el estatus de la OV cambia a "Cancelado". 5. Realizar los cambios requeridos en la orden. La modificación se guardará y el cambio quedará registrado en el control de versiones. 6. Dar clic en el botón “Grabar”. La Orden de Venta con los cambios efectuados será mostrada en el Área Personal en el apartado de Ventas - Petición de Cambio esperando ser confirmada. 7. Confirmar la Orden de Venta. Dar clic en el hipervínculo de la orden. La aplicación mostrará la página de confirmación. Después de revisar los datos de la orden dar clic en el botón “Confirmar”. Una vez confirmada la Orden de Venta desaparecerá del Área Personal y del menú de Ventas :: Acciones : Confirmar.

Para editar una Orden de Venta Maestra:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Acciones : Editar. 2. Seleccionar el Cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el cliente de la lista. Se presentan otros campos de filtro para hacer más precisa la búsqueda. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará las ordenes que concuerden con los resultados de la búsqueda. 4. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta Maestra deseada dentro del listado, sus datos en toda la fila aparecerán de color azul. 5. Realizar los cambios necesarios en la orden y dar clic en el botón “Grabar”. La aplicación mostrará una forma similar a la edición de Ordenes de Venta Estándar, sólo que en las Maestras aparecerá el botón “Crear Reposición” a un lado del de “Cancelar”.

Para Editar una Orden de Venta de Reposición:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Acciones : Editar. 2. Seleccionar el Cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda. Seleccionar el cliente de la lista. Se presentan otros campos de filtro para hacer más precisa la búsqueda. 3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará las ordenes que concuerden con los resultados de la búsqueda. 4. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta Maestra deseada dentro del listado, sus datos en toda la fila aparecerán de color azul. Se desplegarán las ordenes de reposición correspondientes y al lado derecho aparecerá el botón “Edit” con el que podrá editar la orden de reposición. 5. Realizar los cambios necesarios en la orden y dar clic en el botón “Grabar”.

1.1.4 Cancelación de Ordenes de Venta

Para cancelar una Orden de Venta Estándar:

1. Entrar al menú Ventas :: Acciones : Editar. Una página aparecerá con los filtros para seleccionar la Orden de Venta. 2. Completar la información en los filtros y dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista con las ordenes disponibles a editar. 3. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta deseada. La aplicación mostrará la forma de edición. 4. Al lado derecho de cada línea de producto se encuentra la columna de estatus, al editar una orden recién creada el estatus es un círculo azul con un relleno blanco, lo que significa que el producto aún no se ha embarcado, es decir está abierto. A un costado del estatus abierto se encuentra una cruz roja, la que nos permite cancelar un producto de la orden. Si todos los productos de la orden son cancelados entonces el estatus general de la orden, al guardar los cambios, cambiará a “Cancelada”. Si alguno de los productos se mantiene abierto, el estatus de la orden general seguirá siendo “Abierta”.

Para cancelar una Orden de Venta Maestra:

1. Entrar al menú Ventas :: Acciones : Editar. Una página aparecerá con los filtros para seleccionar la Orden de Venta Maestra. 2. Completar la información en los filtros y dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista con las ordenes disponibles a editar. 3. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta Maestra deseada. La aplicación mostrará la forma de edición. 4. Al lado derecho de cada línea de producto se encuentra la columna de estatus, al editar una orden recién creada el estatus es un círculo azul con un relleno blanco, lo que significa que el producto aún no se ha embarcado, es decir está abierto. A un costado del estatus abierto se encuentra una cruz roja, la que nos permite cancelar un producto de la orden. Si todos los productos de la orden son cancelados entonces el estatus general de la orden, al guardar los cambios, cambiará a “Cancelada”. Si alguno de los productos se mantiene abierto, el estatus de la orden general seguirá siendo “Abierta”. 5. Para cancelar una Orden de Venta Maestra es necesario cancelar todas las ordenes de reposición que le correspondan.

Para cancelar una Orden de Venta de Reposición:

1. Entrar al menú Ventas :: Acciones : Editar. Una página aparecerá con los filtros para seleccionar la Orden de Venta de Reposición. 2. Completar la información en los filtros y dar clic en el botón “Siguiente”, si se conoce el número de Orden de Reposición la aplicación nos llevará al hipervínculo de la reposición exacta, sino se conoce el número, la aplicación mostrará una lista con las Ordenes Estándar y Maestras disponibles a editar. Si la Orden Maestra tiene la imagen al lado izquierdo de su nombre, significa que tiene reposiciones asignadas, al dar clic en la imagen éstas se desplegarán. 3. Dar clic en el hipervínculo de la Orden de Venta de Reposición. La aplicación mostrará la forma de edición. 4. Al lado derecho de cada línea de producto se encuentra la columna de estatus, al editar una orden recién creada el estatus es un círculo azul con un relleno blanco, lo que significa que el producto aún no se ha embarcado, es decir está abierto. A un costado del estatus abierto se encuentra una cruz roja, la que nos permite cancelar un producto de la orden. Si todos los productos de la orden son cancelados entonces el estatus general de la orden, al guardar los cambios, cambiará a “Cancelada”. Si alguno de los productos se mantiene abierto, el estatus de la orden general seguirá siendo “Abierta”.

1.1.5 Limitar Orden de Venta

Existen dos formas de limitar la elaboración de una Orden de Venta: Por inventario insuficiente y por limite de crédito del cliente.

Limitar OV por inventario, para habilitar o deshabilitar esta opción:

1. Iir a Control ::: Catálogos :: Preferencias del sistema : Limitar OV por inventario. 2. Si esta opción esta habilitada el sistema no permite la elaboración de Ordenes de Venta si no hay inventario suficiente de uno o más de los productos ingresados. La aplicación mostrará un botón rojo al lado derecho indicando que no existe suficiente inventario de dicho producto. Al intentar grabar la OV la aplicación mostrará un mensaje de alerta.

Limitar OV por límite de crédito:

Esta opción se habilita automáticamente al otorgar días de crédito y limite de crédito a un cliente. Para limitar una Orden de Venta por esta concepto el sistema considera los siguientes puntos: * Facturas pendientes de pago * Ordenes de Venta abiertas incluyendo IVA * Orden de venta nueva Si la suma de los tres conceptos anteriores excede el límite de crédito del cliente entonces la aplicación no permitirá la elaboración de la nueva Orden de Venta. Al tratar de grabarla la aplicación mostrará un mensaje de alerta. En el caso de los usuarios de tipo Sales Manager la aplicación mostrará un mensaje como el siguiente: "La orden de venta rebasó el límite de crédito, proceder?", donde se permite continuar o no con la operación.